10 tipp a sikeres pályázat megírásához
1. Nagyon figyelmesen olvassa el a pályázati szerződés specifikációját.
Aztán olvassa el újra. Emelje ki azokat a területeket, amelyekre figyelmet kell fordítani, például a vevő prioritásait vagy olyan kulcsfontosságú témákat, amelyekre válaszolnia kell. Ezenkívül észben kell tartania a pályázati válasz benyújtásának módját, a határidőt, a formázási irányelveket, a mellékleteket és a szavak/karakterek számát is. Ne hagyja ezt az utolsó pillanatra: fontos, hogy ajánlata megfelelő legyen, hiszen ezen múlik a sikere.
2. Olvasson el minden kérdést, a saját kérdéseit szem előtt tartva.
Miért kérdezi ezt az ajánlatkérő? Bontsa ki a pályázati szerződés minden egyes kérdését, hogy a válaszra összpontosítson – ez megkönnyíti az ajánlatírási folyamatot, és kezelhető részekre bontja a választ. Ne feledje, a kérdések azért vannak, hogy bizonyos információkat megadjon az ajánlatkérőnek, és ennek megfelelően pontozzák Önt.
3. Ügyeljen arra, hogy a pontosítással kapcsolatos kérdéseket időben tegye fel, mivel a pontosítási határidő jelentősen megelőzheti a benyújtási határidőt.
Előre tisztázhatja a specifikáció elemeit, a pályázati kérdések árnyalatait vagy az ajánlattételre való alkalmasságot. Hasznos lehet elolvasni más ajánlattevők kérdéseit is, ha valaki más is kérdezett valamit.
4. Az ajánlat főbb előnyeit a vevő számára nyújtott előnyökben fogalmazza meg.
Ne feledje, az értékelőnek jó okokra van szüksége ahhoz, hogy odaítélje Önnek a szerződést – végső soron az ő kritériumainak megfelelnie. Győződjön meg arról, hogy a kérdésekre válaszol, és ragaszkodik a lényeghez.
5. Győződjön meg arról, hogy a válaszok átfogóak.
Vannak sikertelen pályázatok, amelyek egy mondatos választ tartalmaznak bizonyos kérdésekre. A szókorlátok jelzik, várhatóan milyen mélységben kell belemenni a témába: ha az egyik pályázati válaszhoz 500 szavas szókorlát tartozik, az egysoros válasz nem elegendő. Mindig fejtse ki a válaszait, és adja meg őket a lehető legrészletesebben.
6. Tartsa az egyszerű nyelvezetet a válaszaiban.
Ne feledje, az a szándéka, hogy világosan kommunikálja azokat az előnyöket, amelyeket szervezete jelenthet. A túlzóan hosszú szavak nem szereznek pluszpontokat, csak megnehezítik a beadvány értékelését. Ha azonban megengedettek, a táblázatok, képek, képernyőképek és grafikonok használatával az ajánlat kiemelkedővé válhat, és tagolhatja az írott szöveget.
7. Győződjön meg arról, hogy egyértelműen hivatkozik a kérdések számaira a válaszaiban, és hogy minden bizonyíték helyesen van felcímkézve.
Ellenkező esetben nem panaszkodhat, ha az értékelés során nem veszik figyelembe, és akár nem megfelelőként jelölik meg az Ön ajánlatát. Egy pályázatnál jobb, ha inkább túlságosan megfelelünk a követelményeknek – és nem feltételezünk semmit előzetesen az értékelőről.
8. Ügyeljen arra, hogy válaszaiban bizonyítékot adjon az állításokra – nem hagyatkozhat arra, hogy az értékelő szót fogadjon.
A jelentések, statisztikák és még az ajánlások is segíthetnek meggyőzni a vásárlót szervezete erősségeiről. Nem elég csak azt mondani, hogy Ön a legjobb cég: ezt bizonyítani kell, ezért meg kell győződnie arról, hogy a pályázati beadvány mindent tartalmaz, amit az értékelőnek az Ön cégéről tudni érdemes. Pályázat írásakor nagy a valószínűsége annak, hogy az addig elért eredmények alapján ítélik meg, így az esettanulmányok és referenciák értékesek ezen a területen.
9. Beadványát olvassa le és nézze át valakivel, aki nem vett részt a pályázati szerződés elkészítésében.
Igény esetén kérjen tanácsot! Egy profi észreveszi a szarvas hibákat és a gyenge pontokat. Az ajánlat bizonyos részeiben jelölőnégyzetek szerepelnek – ne felejtse el, hogy a rosszul bejelölt négyzetek az egész pályázati szerződés sikerét aláaknázhatják.
10. A pályázati ajánlatot szakmailag kell benyújtani, végig következetesen.
Az első benyomás gyakran kulcsfontosságú, és Ön minden bizonnyal szeretné, ha professzionálisnak, kifinomultnak és komolynak tekintenék a pályázati folyamatot. Ellenőrizze a dokumentációban, hogy kell az ajánlatot benyújtani! Ha megengedett saját elemeket hozzáadni, akkor ügyeljen arra, hogy az ajánlati dokumentum professzionális hatást keltsen. Ha azonban egy portálon keresztül nyújt be ajánlatot, akkor erre korlátozások vonatkozhatnak.
